COMO COMBINAR CORRESPONDENCIA EN WORD

Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de datos de donde se obtienen los datos que se van a incorporar a la carta. El resultado es otro documento que contiene los datos del origen de datos diseñados según las definiciones de la plantilla. Así que, en el proceso observamos tres elementos: 1. El documento de Word que actúa como plantilla. Se le llama documento PRINCIPAL. 2. Los datos que se van a utilizar en la plantilla. Se le llama ORIGEN DE DATOS. 3. El nuevo documento que se obtiene cuando se realiza la combinación. Se llama resultado o COMBINACION. La imagen siguiente representa un esquema del proceso.

Las posibilidades de combinacion de correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.

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Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:

• Un conjunto de etiquetas o sobres     El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.

• Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.     El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.

• Un conjunto de cupones numerados     Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.